كيفية البحث في قضايا الجرائم الحقيقية القديمة باستخدام الأرشيفات التاريخية

للبحث في قضية جريمة حقيقية قديمة، ابدأ بمعرّفات مؤكدة أو موسومة بعدم اليقين، ثم اتبع مسارًا قابلًا للتتبع من الصحافة المعاصرة وفهارس الأرشيف إلى السجل الأساسي مع تسجيل كل مصدر ومرجع. عدم العثور على سجل عبر الإنترنت لا يعني أن السجل مفقود؛ ميّز بين فجوة البحث والرقمنة والوصول والحفظ، ولا تستخلص حكمًا من الغياب إلا عندما تدعمه أدلة خاصة بحالة السجل.

جدول المحتويات⌄

لماذا تتطلب القضايا القديمة منهجًا بحثيًا قائمًا على الأرشيف

تتطلب سجلات القضايا القديمة منهجًا بحثيًا قائمًا على الأرشيف عندما يغير عمر السجل، أو حالة الرقمنة، أو الحيازة المؤسسية، أو الحفظ، أو المصطلحات التاريخية ما يمكن أن يكتشفه البحث العادي على الويب.

قد يقع سجل قديم خارج نطاق فهرسة الويب الحالية لأنه غير مرقمن، أو موصوف فقط في فهرس، أو محفوظ داخل مستودع أو سلسلة سجلات.

العمر وحده لا يجعل الأدلة غير قابلة للوصول؛ فالمسألة العملية هي ما إذا كان يمكن تحديد موقع السجلات الباقية والوصول إليها وتفسيرها في سياقها التاريخي.

إعداد الأسماء والتواريخ والمواقع ومعرفات القضية قبل البحث في الأرشيفات

يعمل البحث في الأرشيف بشكل أكثر موثوقية عندما يتم تحويل الحقائق المعروفة لقضية قديمة إلى معرفات بحث مرنة قبل البدء في الاسترجاع.

قم بإعداد الأسماء والأسماء المستعارة ونطاقات التواريخ والمواقع والاختصاصات القضائية التاريخية وأرقام القضايا وأرقام جداول الدعاوى والمؤسسات والتهجئات المختلفة كمفاتيح بحث أرشيفية منفصلة، وحدد كل منها بأنه مؤكد أو مؤقت أو غير معروف.

توضح مذكرة البحث المشروحة أدناه كيف يمكن الاحتفاظ بتلك الحقائق المعروفة جاهزة للبحث دون تحويل التفاصيل غير المؤكدة إلى حقائق مفترضة.

يمكن البحث بالمعرفات المؤكدة كما هي مسجلة، بينما يجب أن تحتفظ المعرفات المؤقتة بعدم يقينها وبدائلها المعقولة.

يجب أن يبقى التاريخ التقريبي نطاقًا زمنيًا، ويجب أن يظل الاسم المستعار مرتبطًا بالاسم الأساسي، ويجب الاحتفاظ باسم المكان التاريخي إلى جانب ما يعادله الحديث عندما يكون كلاهما مدعومًا.

يمكن للتهجئات المختلفة أن توسع نطاق الاسترجاع حيث تم تسجيل الأسماء أو نسخها أو تنضيدها أو فهرستها بشكل مختلف، لذا لا ينبغي أن يصبح تهجئة واحدة قيدًا غير مدعوم.

تنظم قائمة المراجعة كل معرف حسب حالة تحققه ونوع البحث الأرشيفي الذي يمكن أن يدعمه.

• الأسماء — مؤكدة أو مؤقتة: سجل الشكل المدعوم لكل اسم أول واسم عائلة وحرف أول وترتيب اسم؛ واستخدمه في عمليات البحث في الفهارس والصحف والمحاكم والمؤسسات.
• الأسماء المستعارة — مؤكدة أو منسوبة: سجل كل اسم مستعار على حدة ولاحظ المصدر الذي يربطه بالشخص؛ وابحث بالاسم الأساسي والاسم المستعار كمعرفين منفصلين ما لم تدعم الأدلة معاملتهما كمتطابقين.
• التهجئات المختلفة — مؤقتة: اذكر التهجئات والمسافات والاختصارات أو متغيرات النسخ المعقولة مع الاحتفاظ بالشكل المدعوم؛ واستخدمها لتوسيع عمليات البحث التي لا تعيد نتيجة ذات صلة.
• نطاقات التواريخ — مؤكدة أو تقريبية: ميّز التواريخ الدقيقة عن التواريخ التقريبية واحتفظ بنافذة بحث حيث يظل التوقيت غير مؤكد؛ واستخدمها عبر الصحف والفهارس وسجلات التقديم والمواد المؤسسية المؤرخة.
• المواقع — مؤكدة أو مؤقتة: سجل اسم المكان المستخدم في المصدر وأي متغير لاسم المكان التاريخي المدعوم؛ واستخدم كل نموذج ذي صلة عند البحث في السجلات المفهرسة جغرافيًا.
• الاختصاصات القضائية التاريخية — مؤكدة أو بحاجة للتحقق: حدد المحكمة أو البلدية أو المقاطعة أو الولاية أو المستعمرة أو الإقليم أو أي سلطة أخرى كانت سارية في الوقت ذي الصلة بدلاً من افتراض الحدود أو الجهات الحالية.
• أرقام القضايا وأرقام جداول الدعاوى — مؤكدة فقط عند توثيقها: انسخ المعرف بالضبط، بما في ذلك أي بادئات أو لواحق أو علامات ترقيم أو مكونات سنة مدعومة؛ واستخدمه لتضييق نطاق عمليات البحث في المحاكم أو الجهات أو الفهارس أو المستودعات.
• المؤسسات وأرقام المرجع — مؤكدة أو مؤقتة: سجل المحكمة ذات الصلة أو جهة الشرطة أو السجن أو المستشفى أو الأرشيف أو الصحيفة أو أي مؤسسة أخرى مع أي رقم مرجعي مدعوم؛ يمكن لهذه المعرفات أن تربط بحثًا واسعًا عن قضية بسلسلة سجلات أو مدخل في الفهرس محدد.

قبل البحث، قارن المعرفات المعدّة بالمصادر التي جاءت منها واحتفظ بالقيم غير المؤكدة محددة بأنها مؤقتة.

يحافظ هذا على مسارات بحث متعددة معقولة تاريخيًا مع منع تاريخ تقريبي أو تهجئة مختلفة أو اسم مكان حديث من أن يصبح قيدًا غير مدعوم.

البحث في المصادر التاريخية بتسلسل قابل للتتبع

يكون البحث في المصادر التاريخية أكثر موثوقية عندما يصبح كل اكتشاف لمصدر نقطة بداية لبحث متابعة أضيق وقابل للتتبع.

تنتقل سلسلة المصادر المفيدة من سجل مكتشف إلى معرف مستخرج، ثم إلى المستودع التالي، أو مدخل الفهرس، أو سلسلة السجلات، أو المصدر المُشار إليه الذي يدعمه المعرف.

يجب تسجيل كل انتقال حتى يتمكن باحث آخر من إعادة تتبع كيفية تحديد موقع الدليل ولماذا تبعته عملية البحث التالية.

تجعل التواريخ وأسماء المؤسسات ورموز المرجع ومراجع السجلات وأصل المصدر عمليات البحث اللاحقة أكثر دقة لأنها تقلل عدد الأماكن أو السجلات المحتملة التي يجب فحصها.

سجل كل معرف في ملاحظة بحثية مع المصدر الذي وفره، والمستودع أو المجموعة المعنية، وتفاصيل استشهاد كافية للعودة إلى ذلك المصدر.

ينشئ التسلسل أدناه سلسلة مصادر قابلة لإعادة التتبع حيث ينتج كل اكتشاف مخرجًا تم التحقق منه قبل بدء البحث التالي.

1. البدء باكتشاف مصدر قابل للتتبع. سجل عنوان المصدر أو وصفه، والمستودع أو المجموعة، والتاريخ، وأي رمز مرجعي متاح قبل استخراج المزيد من الدلائل. تحقق من أن ملاحظة البحث تحتوي على أصل كافٍ لتحديد موقع المصدر نفسه مرة أخرى.
2. استخراج أقوى معرف قابل للاستخدام. حدد تاريخًا، أو مؤسسة، أو اسم شخص أو مكان، أو مرجع فهرس، أو سلسلة سجلات، أو رقم جدول دعوى، أو مستندًا مُشارًا إليه يمكن أن يدعم بحث متابعة أضيق. تحقق من أن المعرف يظهر فعليًا في المصدر وحدد أي صياغة أو تواريخ غير مؤكدة على أنها مؤقتة.
3. استخدام المعرف لتضييق نطاق البحث التالي. ابحث في الفهرس أو المستودع أو سلسلة السجلات أو المجموعة المؤسسية أو المصدر المُشار إليه ذي الصلة بدلاً من تكرار الاستعلام الأصلي الواسع. سجل هدف البحث والمعرف المستخدم بحيث يظل الارتباط بين المصدرين واضحًا.
4. التحقق من السجل المحدد حديثًا مقابل سلسلة المصادر. تأكد من أن تاريخه أو مؤسسته أو رمز مرجعه أو منشئه أو أي تفاصيل سياقية أخرى تربطه بشكل معقول بالمصدر السابق قبل اعتباره جزءًا من نفس المسار الأرشيفي. سجل كل من الارتباط الداعم وأي تناقض لا يزال دون حل.
5. تكرار السلسلة مع المرجع التالي الذي تم التحقق منه. استخرج أي معرف جديد يمكنه بشكل مشروع تضييق نطاق بحث متابعة آخر، ثم سجل أصله قبل المتابعة. يجب أن تحتفظ ملاحظة البحث بتسلسل اكتشاف المصدر، والمعرف المستخرج، وبحث المتابعة، والتحقق، والأصل المسجل بحيث يمكن إعادة تتبع المسار الأرشيفي.

البحث في التغطية الصحفية المعاصرة حسب التاريخ والمكان

تُعد التغطية الصحفية المعاصرة أكثر فائدة كمصدر اكتشاف زمني ومكاني لتحديد مواقع الأسماء والتواريخ والمواقع والمؤسسات وأوصاف الأحداث المرتبطة بقضية قديمة.

ابحث بدءًا من تاريخ ومكان نشر معروفين أو تقريبيين، ثم غيّر هذه المصطلحات عندما لا يسترجع الاستعلام الأول التغطية ذات الصلة.

يوضح المثال المشروح أدناه كيف يمكن لتاريخ النشر ومرجع المكان ومتغير الصياغة أن يعملوا كدلائل استرجاع.

استخدم نافذة زمنية عندما يختلف تاريخ الحدث عن تاريخ النشر، وابحث بأسماء الأماكن التاريخية بالإضافة إلى ما يعادلها الحديث المدعوم حيث تغير الاختصاص القضائي أو التسمية.

اختبر كل متغير اسم بشكل منفصل لأن التهجئة والأحرف الأولى والاختصارات والمصطلحات التاريخية يمكن أن تؤثر على الفهرسة.

يمكن لخطأ OCR أيضًا أن يمنع ظهور صفحة ذات صلة بخلاف ذلك لمصطلح بحث دقيق، لذا قد تؤدي التهجئات البديلة أو المصطلحات المميزة الأقصر إلى استعادة مواد يفوتها استعلام دقيق.

يمكن أن تساعد التقارير الصحفية في تحديد موقع ما تم الإبلاغ عنه في وقت ومكان معينين، لكنه لا يثبت بشكل مستقل أن كل ادعاء تم الإبلاغ عنه دقيق.

• تاريخ النشر والنافذة الزمنية: ابدأ بتاريخ النشر المعروف عند توفره؛ إذا كان التوقيت تقريبيًا، وسّع النافذة الزمنية حول الحدث ولاحظ التواريخ التي تم البحث فيها فعليًا.
• اسم المكان: ابحث عن المنطقة المذكورة في المواد المعاصرة، ثم اختبر متغيرات اسم المكان المدعومة، أو الأسماء الإدارية السابقة، أو مصطلحات الاختصاص القضائي ذات الصلة عندما تختلف الصياغة التاريخية.
• متغير الاسم: جرب البدائل المدعومة مثل الأسماء الكاملة أو الأحرف الأولى أو أسماء العائلة أو الأسماء المستعارة أو متغيرات التهجئة بدلاً من الاعتماد على شكل دقيق واحد.
• خطأ OCR: إذا كانت النتيجة المتوقعة غائبة، اختبر مصطلحات أقصر أو تهجئات بديلة أو كلمات تعريفية قريبة لأن OCR غير الكامل يمكن أن يمنع استرجاع النص الدقيق حتى عندما تكون صفحة الصحيفة موجودة.
• المصطلحات التاريخية: استخدم المصطلحات المناسبة للفترة الزمنية للمؤسسات أو المهن أو الأماكن أو الأحداث عندما تختلف الصياغة المعاصرة عن المصطلحات الحالية، مع توثيق كل تغيير في ملاحظة البحث.

استخدام فهارس الأرشيف وأدوات البحث لتحديد موقع السجلات ذات الصلة

تساعد فهارس الأرشيف وأدوات البحث في تحديد أين قد توجد السجلات الأرشيفية ذات الصلة ضمن مجموعة أو سلسلة أو ملف أو وحدة أخرى قابلة للطلب.

يمكن لفهرس أو أداة بحث أن تصف المنشئ والنطاق الزمني والنطاق والترتيب والمعرفات وشروط الوصول المرتبطة بحيازات الأرشيف، مما يسمح بتضييق نطاق سؤال تاريخي واسع نحو موقع سجل محتمل.

يحدد وصف الفهرس الحيازات ويُلخصها؛ لكنه لا يثبت ما يحتويه ملف فردي.

يمكن لبيانات الفهرسة الوصفية أن تربط الأسماء والجهات والتواريخ والموضوعات أو الوظائف بمجموعة، وحيثما يوفر المستودع هذا المستوى من الوصف، بسلسلة أو صندوق أو مجلد أو ملف أو رمز مرجعي.

مسار الاسترجاع المفيد هو من سمة وصفية إلى موقع سجل محتمل إلى الطلب التالي أو بحث الفهرس التالي.

تختلف هياكل المستودعات ومصطلحاتها، لذا استخدم التسلسل الهرمي وأسماء الحقول التي يوفرها المستودع المحدد بدلاً من افتراض ترتيب أرشيفي عالمي واحد.

توضح الحقول المتكررة أدناه كيف يمكن لبيانات الفهرسة الوصفية أن توجه عملية الاسترجاع.

• المنشئ أو الجهة: يحدد الشخص أو المؤسسة أو المكتب أو الهيئة المرتبطة بإنشاء السجلات أو تجميعها؛ استخدمه لتحديد موقع المجموعات أو السلاسل المنظمة حول ذلك المنشئ.
• النطاق الزمني: يشير إلى الفترة التي تغطيها مجموعة أو سلسلة أو وحدة موصوفة؛ قارنه بفترة القضية لتحديد ما إذا كانت الوحدة ذات صلة زمنية.
• عنوان المجموعة أو السلسلة: يحدد التجميع الأرشيفي الأوسع؛ استخدمه للانتقال من نتيجة في الفهرس عامة نحو الجزء ذي الصلة من حيازات المستودع.
• ملاحظة النطاق: تلخص الموضوعات أو الوظائف أو الأنشطة أو أنواع السجلات الممثلة في المواد الموصوفة؛ استخدمها للحكم على ما إذا كانت المجموعة أو السلسلة تستحق استرجاعًا أكثر تفصيلاً.
• المعرف: يميز وحدة أرشيفية موصوفة عن أخرى عندما يعين المستودع معرف فهرس أو إيداع أو مجموعة أو صندوق أو مجلد أو معرف مشابه؛ سجله بالضبط لعمليات البحث أو الطلبات اللاحقة.
• رمز المرجع: يوفر رمزًا خاصًا بالمستودع لتحديد موقع أو طلب مجموعة أو سلسلة أو ملف أو وحدة أخرى؛ احتفظ بالرمز الكامل لأن مكوناته قد تتوافق مع مستويات ضمن ترتيب المستودع.
• شروط الوصول: تشير إلى ما إذا كانت المواد مفتوحة أو مقيدة أو قائمة على الإذن أو تتطلب طلبًا مسبقًا فقط أو تخضع لشرط آخر خاص بالمستودع؛ تحقق منها قبل اعتبار نتيجة الفهرس قابلة للاسترجاع الفوري.

تختلف شروط الوصول وعمق الوصف حسب المستودع، وتصف بعض الفهارس مجموعة أو سلسلة فقط بدلاً من الملفات الفردية.

تعامل مع سجل الفهرس كدليل لما يقول المستودع إنه يمتلكه وكيف يتم تنظيم المواد أو الوصول إليها، ثم افحص السجل الأساسي قبل تقديم ادعاءات حول محتوياته.

استخدام التواريخ ومراجع السجلات لتضييق نطاق كل بحث لاحق

يجب أن يضيق كل تاريخ أو مرجع سجل تم التحقق منه نطاق البحث الأرشيفي التالي فقط بعد فهم نوع التاريخ وسياق مصدره.

قم بتصنيف المرجع المؤرخ أولاً، ثم استخدمه لاستهداف المؤسسة ذات الصلة، أو سلسلة السجلات، أو مدخل الفهرس، أو المصدر المُشار إليه.

إذا كان التاريخ محل نزاع، أو تقريبيًا، أو بأثر رجعي، فاحتفظ بعدم اليقين هذا مرتبطًا ببحث المتابعة بدلاً من التعامل معه كتسلسل زمني دقيق.

يصف تاريخ الحدث وقت وقوع الحدث الأساسي، بينما يصف تاريخ النشر وقت إبلاغ صحيفة أو مصدر منشور آخر عنه.

يشير تاريخ التقديم أو تاريخ الجلسة إلى سجل إجرائي، بينما يحدد تاريخ إنشاء السجل وقت إنتاج المستند نفسه؛ قد يصف تاريخ المرجع الأرشيفي بدلاً من ذلك الإيداع أو الوصف أو سياق آخر خاص بالمستودع.

لذلك يمكن لهذه الأنواع من التواريخ أن تؤدي إلى أهداف بحث مختلفة حتى عندما تتعلق بنفس القضية.

يمكن لرقم جدول الدعوى أو المرجع الأرشيفي أن يضيق نطاق الاسترجاع أكثر، لكن يجب التحقق منه مقابل المؤسسة المصدرة وسياق السجل قبل الاعتماد على التطابق.

1. تصنيف المعرف المؤرخ. حدد ما إذا كان تاريخ حدث، أو تاريخ نشر، أو تاريخ تقديم، أو تاريخ جلسة، أو تاريخ إنشاء سجل، أو تاريخ مرجع أرشيفي، ثم استهدف المؤسسة أو نوع المصدر المرتبط بذلك التاريخ. تحقق من المصدر الذي قدم التاريخ واحتفظ بأي عدم يقين قبل تضييق نطاق البحث.
2. اتباع مرجع السجل إلى سياق إصداره. استخدم رقم جدول الدعوى أو رمز المرجع أو أي مرجع أرشيفي آخر لاستهداف المحكمة أو الجهة أو المستودع أو مدخل الفهرس أو سلسلة السجلات ذات الصلة. تحقق من أن المعرف ينتمي إلى المؤسسة والفترة المتوقعتين قبل الاعتماد على النتيجة.
3. تضييق نطاق بحث المتابعة حول السياق الذي تم التحقق منه. ادمج نوع التاريخ المدعوم أو مرجع السجل مع المؤسسة أو المجموعة أو السلسلة أو المصدر المُشار إليه ذي الصلة لتقليل النتائج غير ذات الصلة. تحقق من أن الوصف أو السجل المسترجع يطابق المعرف بدلاً من الاعتماد على تاريخ أو رقم مشابه فقط.
4. إعادة تقييم التواريخ المتعارضة أو بأثر رجعي. عندما تعطي المصادر تواريخ مختلفة، احتفظ بكل مرجع مؤرخ مرتبط بمصدره وتضمينه البحثي بدلاً من اختيار واحد تلقائيًا. تحقق مما إذا كان كل تاريخ يصف الحدث أو المستند أو الإجراء أو النشر أو الوصف الأرشيفي قبل استخدامه لتضييق نطاق بحث آخر.

التعامل مع السجلات المفقودة وغير المرقمة والمجزأة

نتيجة البحث المفقودة هي عرض، وليس تشخيصًا لحالة السجل التاريخي.

قد تكون المشكلة المباشرة هي فشل البحث، أو فهرسة غير مكتملة، أو سجل غير مرقمن، أو تقييد وصول، أو حيازة مجزأة، أو فقدان محتمل للسجل.

لذا فإن الفشل المتكرر في قاعدة بيانات أو محرك بحث واحد يظهر أن مسار بحث معين لم ينتج السجل؛ وهو لا يثبت بذاته أن السجل الأساسي غير موجود.

افصل مشاكل الاكتشاف عن مشاكل حالة السجل قبل اختيار الإجراء التالي.

قد يكشف الفهرس عن حيازات غير مفهرسة بالكامل عبر الإنترنت، بينما قد يحتفظ مستودع بمواد مادية غير مرقمة أو تخضع لشروط وصول.

قد تكون السجلات أيضًا مقسمة بين مؤسسات أو مجموعات من خلال الحيازة المجزأة، وقد تثبت وثائق الحفظ أحيانًا الفقدان أو التدمير.

يفصل جدول التشخيص كل عرض يمكن ملاحظته عن سببه المحتمل، والفحص المطلوب، والاتجاه التصحيحي.

العرض	السبب المحتمل	الفحص	الاتجاه التصحيحي
لا تظهر نتيجة ذات صلة لاسم أو تاريخ أو مرجع معروف.	فشل البحث، أو اختلاف التهجئة، أو فهرسة غير مكتملة، أو بيانات وصفية غير كافية للفهرس.	راجع مصطلحات الاستعلام، ومتغيرات الاسم والمكان، ونطاق التاريخ، وحقول الفهرس، وأوصاف المجموعة أو السلسلة ذات الصلة.	وسّع نطاق البحث أو أعد صياغته، ثم استخدم المعرفات المدعومة من السجلات ذات الصلة لاختبار فهرس أو مسار بحث آخر.
يصف مدخل في الفهرس مواد ذات صلة، لكن لا تتوفر صورة رقمية أو نص كامل.	قد يكون السجل غير مرقمن، أو مرقمن جزئيًا، أو متاحًا عبر مسار وصول آخر.	تحقق من وصف الفهرس، وحالة الرقمنة، ومعلومات الوصول إلى المستودع، وما إذا كان يمكن طلب السجل المادي أو السلسلة المشار إليها.	اتبع مسار الوصول المعلن من المستودع بدلاً من التعامل مع غياب نسخة إلكترونية كدليل على فقدان السجل.
يظهر السجل في معلومات الحيازات لكن لا يمكن الوصول إليه مباشرة.	قد ينطبق تقييد وصول، أو فترة إغلاق، أو شرط إذن، أو شرط حفظ، أو إجراء غرفة مطالعة.	تحقق من شروط وصول المستودع وأي قيود مرتبطة بالمجموعة أو السلسلة أو الملف أو مرجع السجل.	اتبع عملية الطلب أو الإذن المعلنة وسجل التقييد كحد وصول وليس كاستنتاج غياب.
تظهر سجلات ذات صلة عبر أرشيفات أو جهات أو مجموعات مختلفة.	قد تفسر الحيازة المجزأة، أو النقل المؤسسي، أو تغير المسؤولية الإدارية، أو الحيازات المحتفظ بها بشكل منفصل هذا التقسيم.	قارن معلومات المنشئ أو الجهة، وسلسلة السجلات، ورموز المرجع، وملاحظات النقل، وأوصاف الفهرس ذات الصلة عبر المستودعات.	تتبع كل دليل حيازة مدعوم بشكل منفصل ووثق أي مؤسسة تحمل كل جزء تم تحديد موقعه بدلاً من افتراض أن مستودعًا واحدًا يحتوي على مجموعة السجلات الكاملة.
لم يتم العثور على نتيجة في الفهرس أو سجل يمكن الوصول إليه بعد التحقق من عدة مسارات بحث.	قد تظل المواد غير مفهرسة، أو موصوفة بشكل سيئ، أو محفوظة في مكان آخر، أو مقيدة، أو متأثرة بفجوات في الحفظ، أو عرضة لفقدان محتمل للسجل.	ابحث عن سلاسل ذات صلة، أو تواريخ مؤسسية، أو أدوات بحث، أو بيانات حيازات، أو ملاحظات حفظ، أو وثائق نقل، أو وثائق صريحة عن التدمير أو الفقدان.	أبقِ حالة السجل دون حل ما لم تدعم الأدلة الوثائقية استنتاجًا أقوى؛ تابع المراجع غير المباشرة أو المستودعات البديلة حيثما كان ذلك مدعومًا.

إذا لم تتمكن الأدلة المتاحة من التمييز بين الفهرسة غير المكتملة، ونقص الرقمنة، وتقييد الوصول، والحيازة المجزأة، وفشل الحفظ، وفقدان السجل، فأبقِ الحالة دون حل.

يتطلب استنتاج أقوى حول التدمير أو الفقدان وثائق تدعمه بشكل خاص.

وإلى ذلك الحين، سجل ما تم البحث عنه، وما تم فحصه، وأي عدم يقين لا يزال قائمًا.

التمييز بين فجوات البحث وفجوات الحفظ والرقمنة

تعني فجوة البحث أن الاستعلام الحالي أو الفهرس أو بحث الفهرس لم يحدد موقع سجل؛ بينما تعني فجوة الرقمنة أن المواد ذات الصلة قد توجد في الحيازات دون صورة رقمية قابلة للوصول؛ وتتعلق فجوة الحفظ بما إذا كان السجل قد بقي أو ما إذا كان الفقدان الموثق يؤثر على ما تبقى.

هذه حالات تشخيصية مختلفة، لذا لا ينبغي التعامل مع البحث غير الناجح عبر الإنترنت كدليل على فقدان موثق.

استخدم مدخلات الفهرس ومعلومات الحيازات وحالة الرقمنة وأدلة الوصول معًا عند تشخيص الفجوة.

يمكن أن يكون السجل ضعيف الفهرسة وغير مرقمن في نفس الوقت، بينما يمكن للوصول المقيد أن يجعل الحيازة المادية الموجودة صعبة الفحص.

تتطلب فجوة الحفظ أدلة أقوى حول البقاء، مثل توثيق المستودع للفقدان أو التدمير، بدلاً من الغياب عن نتيجة بحث.

يقارن الجدول الظروف القابلة للملاحظة مع نوع الفجوة المحتمل، والفحص التالي، والتفسير المقيد.

الظرف الملاحظ	نوع الفجوة المحتمل	الفحص التالي	التفسير
يوجد مدخل في الفهرس، لكن لا تتوفر صورة رقمية أو نسخة إلكترونية.	فجوة رقمنة أو تقييد وصول.	تحقق من وصف حيازات المستودع، وحالة الرقمنة، وشروط الوصول، وما إذا كان يمكن طلب السجل المادي.	هذا يتسق مع سجل باقٍ غير مرقمن أو غير متاح عبر مسار الوصول الإلكتروني الحالي؛ وهو لا يشير بذاته إلى فجوة حفظ.
لا تظهر نتيجة في الفهرس، على الرغم من توثيق مجموعات أو سلاسل سجلات ذات صلة.	فجوة بحث، أو فهرسة غير مكتملة، أو فجوة وصف محتملة.	ابحث بمصطلحات مجموعة أو سلسلة أوسع، أو أسماء منشئين أو جهات، أو نطاقات تواريخ، أو رموز مرجع، وأدوات بحث ذات صلة.	غياب نتيجة في الفهرس مباشرة يشير إلى ضرورة التحقق من مسارات الاكتشاف والفهرسة قبل استخلاص استنتاجات حول السجل الأساسي.
يحدد سجل فهرس أو حيازات مواد، لكن الوصول مقيد أو يتطلب إجراء آخر.	فجوة وصول قد تتزامن مع فجوة رقمنة أو فجوة بحث.	تحقق من شروط الوصول، ومعلومات الإغلاق، وإجراءات الطلب، وما إذا كان مستودع أو تنسيق آخر يوفر وصولًا قانونيًا.	الظرف الملاحظ يشير إلى تقييد وصول؛ وهو لا يثبت أن السجل مفقود أو غير محفوظ.
توثق وثائق المستودع بشكل خاص فقدان أو تدمير أو عدم بقاء المواد ذات الصلة.	فجوة حفظ.	تحقق من أن الفقدان الموثق ينطبق على المجموعة أو السلسلة أو الملف أو النطاق الزمني أو مرجع السجل الصحيح.	يمكن للفقدان الموثق أن يدعم تفسير فجوة حفظ للمواد المحددة، لكن يجب أن يظل الاستنتاج مقتصرًا على نطاق تلك الوثائق.
بعض السجلات في سلسلة ذات صلة مرقمنة أو مفهرسة، بينما يظل العنصر المستهدف غير محدد الموقع.	فجوة بحث، أو فجوة رقمنة، أو فجوة حفظ، أو مزيج لا يزال دون حل.	قارن هيكل الفهرس، وتغطية الحيازات، وتغطية الرقمنة، ومعلومات الوصول، وأي ملاحظات حفظ للوحدة المحددة المطلوبة.	الأدلة المختلطة لا تميز حالة السجل بذاتها؛ هناك حاجة إلى أدلة أكثر تحديدًا من المستودع قبل تعيين نوع فجوة واحد.

عندما تظل أدلة الفهرس والحيازات والوصول والحفظ غير مكتملة، صف النتيجة على أنها متسقة مع نوع أو أكثر من أنواع الفجوات المحتملة بدلاً من تعيين يقين من الغياب وحده.

تجاوز البحث عبر الإنترنت عندما تكون السجلات ذات الصلة غير مرقمنة

تجاوز البحث العام عبر الإنترنت عندما تشير حيازات الفهرس أو الأوصاف الأرشيفية ذات الصلة إلى أن المواد ذات الصلة موجودة أو يحتمل وجودها لكن السجلات نفسها غير متاحة رقميًا.

عند تلك النقطة، تصبح الطريقة المفيدة هي البحث على مستوى المستودع من خلال فهرس المؤسسة أو خدمة المرجع أو عملية الوصول المسموح بها بدلاً من البحث المتكرر على الويب المفتوح.

يمكن لحيازات الفهرس المؤكدة أن تحدد مجموعة أو سلسلة سجلات حتى عندما تحتوي على سجلات غير مرقمنة، بينما تحدد شروط وصول المستودع ما يمكن طلبه أو عرضه أو نسخه.

قد يوفر وصف الفهرس دليلًا على أن المسار الأرشيفي مستمر دون تقديم نسخة إلكترونية من المواد الأساسية.

توافر خدمة المرجع وخيارات النسخ وإمكانية الاطلاع مسائل منفصلة عما إذا كان السجل ممثلًا في الفهرس.

تميز المعايير أدناه الإشارات إلى أن السجل قد يكون موجودًا عن مسار الوصول والقيود التي يجب فحصها بعد ذلك.

• حيازات الفهرس المؤكدة: عندما يحدد فهرس المستودع المجموعة أو السلسلة أو الملف أو الوحدة الأرشيفية ذات الصلة لكنه لا يوفر سجلًا رقميًا، استخدم معلومات المرجع المقدمة لتحديد مسار الطلب أو الاكتشاف على مستوى المستودع.
• سلسلة سجلات غير مرقمنة: عندما يشير فهرس أو أداة بحث إلى وجود سلسلة ذات صلة لكن لا تتوفر صور رقمية، تعامل مع الغياب عن البحث عبر الإنترنت كحالة رقمنة وتحقق من كيفية توفير المستودع للوصول إلى الحيازات المادية.
• خدمة المرجع: عندما لا يصف الفهرس المواد بعمق كافٍ لتحديد ملف معين، تحقق مما إذا كان المستودع يقدم خدمة مرجعية أو مساعدة موظفين يمكنها توضيح الحيازات أو إجراءات الاسترجاع أو القيود المطبقة.
• النسخ: عندما يسمح المستودع بنسخ المواد ذات الصلة، اتبع عملية النسخ المعلنة وأي شروط مرتبطة بالسجل؛ اكتشاف الفهرس وحده لا يثبت أن النسخ متاح أو فوري أو بدون قيود.
• إمكانية الاطلاع: عندما يتم تقديم إمكانية الاطلاع المادي أو الإشرافي، تحقق من الموقع والموعد والهوية والتعامل والإغلاق أو متطلبات المستودع الأخرى قبل التخطيط للوصول؛ وجود حيازة مادية لا يضمن إمكانية الاطلاع عليها عند الطلب.
• شروط الوصول: عندما تنطبق قيود الخصوصية أو القانونية أو الحفظ أو المانح أو المؤسسية أو غيرها، اتبع مسار الوصول المسموح به وسجل التقييد. تجاوز البحث عبر الإنترنت يعني اتباع المسار الأرشيفي من خلال إجراءات المستودع المصرح بها، وليس تجاوز القيود.

استخدام المراجع الأرشيفية غير المباشرة لتضييق نطاق الفجوات غير المحلولة

المرجع الأرشيفي غير المباشر مفيد كدليل بحث عندما لا يمكن تحديد موقع السجل المطلوب مباشرة، لكنه ليس بديلاً عن السجل المفقود.

يمكن لاستشهاد أو ذكر ثانوي أو مرجع لاحق أن يشير إلى مستودع آخر أو سلسلة سجلات أو مؤسسة، مع إثبات فقط أن المرجع قد تمت ملاحظته، وليس ما احتواه المصدر غير المتاح فعليًا.

استخرج السمات القابلة للبحث من كل مرجع غير مباشر قبل بدء بحث المتابعة.

يمكن لرقم جدول الدعوى أن يقترح البحث في سجلات المحكمة أو السجلات الإجرائية ذات الصلة؛ ويمكن لاسم الجهة أن يضيق نطاق المؤسسة المسؤولة؛ ويمكن لعنوان أو تاريخ أن يحدد المكان والزمان؛ ويمكن لمرجع مجموعة أن يشير إلى تجميع أرشيفي أو مستودع محدد.

قد تحتوي المراجع الصحفية والسجلات اللاحقة أيضًا على استشهاد أو رمز مرجعي يضيق نطاق مسار المرجع.

تعامل مع كل سمة كدليل للتحقق منه مقابل المصدر التالي بدلاً من اعتبارها دليلاً على حقائق غير موثقة في السجل المفقود.

الحفاظ على التواريخ والأصل والسياق التاريخي عند تفسير نتائج الأرشيف

ينبغي أن تظل نتائج الأرشيف مرتبطة بتواريخها وأصلها ومنشئها وسياقها التاريخي قبل تفسيرها.

سجل من أين جاءت المادة، ومتى أُنشئت أو نُشرت، ومن أنشأها أو أصدرها، ومعرف السجل الذي يسمح بتحديد موقع المصدر مرة أخرى.

الحفاظ على تلك السمات يمنع ملاحظة لاحقة من فصل ادعاء عن الظروف التي أُنتج فيها السجل.

كما يسمح لأعمال التسلسل الزمني اللاحقة بالتمييز بين تاريخ حدث ما والتواريخ المرتبطة بالوثائق التي تصفه.

يصف الأصل سياق منشأ السجل وحفظه، بما في ذلك مستودعه ومجموعته ومنشئه وجهته المصدرة ومراجعه التعريفية.

يؤثر سياق المصدر هذا على التفسير لأن الغرض والجمهور والوظيفة الإدارية والإطار التاريخي للسجل يمكن أن تشكل ما تم تسجيله وكيف تم التعبير عنه.

لا يجعل الأصل المصدر صحيحًا تلقائيًا، تمامًا كما أن السجل الرسمي ليس دقيقًا تلقائيًا في كل تفصيل.

قيمته تكمن في أنه يحافظ على الظروف اللازمة لتقييم ما يمثله السجل وما هي القيود التي قد تنطبق.

يجب أيضًا أن تظل المعلومات المعاصرة والتفسير الاستعادي اللاحق متميزين.

قد يحافظ تقرير صحفي نُشر قريبًا من حدث ما على أسماء وادعاءات وصياغة خاصة بالفترة، بينما قد يعيد حساب استعادي لاحق تنظيم نفس الحدث باستخدام معرفة أو مصطلحات أو تفسير لاحق.

لا ينبغي التعامل مع أي من نوعي المصادر على أنه أفضل تلقائيًا فقط بسبب تاريخه.

سجل تاريخ النشر وتاريخ الإنشاء وأصل المصدر وسياق المقتطف ذي الصلة بحيث تظل الاختلافات بين تقرير معاصر وحساب استعادي مرئية بدلاً من دمجها في سرد واحد.

• المستودع والمصدر: سجل الأرشيف أو المكتبة أو المؤسسة أو الصحيفة أو المحكمة أو الوكالة أو أي مصدر آخر يحتفظ بالمادة أو أصدرها لأن الأصل يعتمد على معرفة أين نشأ الاكتشاف وكيف يمكن تتبعه مرة أخرى.
• المجموعة ومعرف السجل: احتفظ بعنوان المجموعة والسلسلة ورقم الملف ومرجع الفهرس ورقم جدول الدعوى أو أي معرف سجل آخر لأن هذه التفاصيل تربط الاكتشاف بموقعه الأرشيفي بدلاً من ملاحظة معزولة.
• تاريخ الإنشاء: سجل متى أُنشئت الوثيقة أو السجل عندما تكون تلك المعلومات متاحة لأن تاريخ الإنشاء يساعد في تمييز إنتاج السجل عن تاريخ الحدث أو النشر اللاحق.
• تاريخ النشر: سجل تاريخ النشر للصحف والتقارير والكتب وغيرها من المواد المنشورة لأن توقيت النشر يؤثر على ما إذا كان المصدر معاصرًا أو متأخرًا أو استعاديًا.
• المنشئ أو الجهة المصدرة: حدد الشخص أو المكتب أو الوكالة أو المحكمة أو الصحيفة أو المنظمة أو أي منشئ آخر لأن التأليف والغرض المؤسسي يمكن أن يؤثرا على لغة السجل ونطاقه وجمهوره المستهدف.
• الصياغة الأصلية وسياق المقتطف: احتفظ بالصياغة ذات الصلة مع سياق محيط كافٍ لإظهار ما يشير إليه المقطع، خاصة حيث تؤثر المصطلحات التاريخية أو التحفظات أو الادعاءات المنسوبة على المعنى.
• الحالة المعاصرة أو الاستعادية: لاحظ ما إذا كانت المعلومات قد سُجلت قرب وقت الحدث أو فُسرت لاحقًا لأن التمييز يغير كيفية مساهمة المصدر في التسلسل الزمني والسياق والتقييم الإثباتي دون تحديد الحقيقة بذاته.