Tarihî Arşivlerle Eski Gerçek Suç Vakaları Nasıl Araştırılır

Eski bir gerçek suç vakasını arşivlerle araştırırken önce doğrulanmış isimleri, tarih ve yer aralıklarını, tarihî yetki alanlarını ve vaka/kayıt tanımlayıcılarını hazırlayın; ardından dönem gazeteleri, arşiv katalogları ve bulma araçları üzerinden her bulguyu bir sonraki aramaya bağlayan izlenebilir bir kaynak zinciri kurun. Çevrim içi bir kaydın bulunamaması, kaydın arşivde bulunmadığı veya kanıtın hiç var olmadığı anlamına gelmez; dijitalleştirme, dizinleme, erişim, muhafaza ve koruma durumlarını ayrı ayrı kontrol edin.

Bu çalışma biçimi, bir kaydın bulunmasını da bulunamamasını da aranan kaynak, kullanılan tanımlayıcı ve kontrol edilen erişim yolu ile birlikte belgelemenizi sağlar.

İçindekiler⌄

Eski Vakalar Neden Arşiv Temelli Bir Araştırma Yaklaşımı Gerektirir

Eski vaka kayıtları, kayıt yaşı, dijitalleştirme durumu, kurumsal muhafaza, koruma veya tarihî terminolojinin sıradan web aramasının keşfedebileceğini değiştirdiğinde arşiv temelli bir araştırma yaklaşımı gerektirir.

Eski bir kayıt, dijitalleştirilmemiş olduğu, yalnızca bir katalogda tanımlandığı veya bir arşiv kurumu ya da kayıt serisi içinde tutulduğu için mevcut web dizininin dışında kalabilir.

Yaş tek başına kanıtı erişilemez kılmaz; pratik sorun, günümüze ulaşan kayıtların tarihsel bağlamları içinde tanımlanıp tanımlanamayacağı, bulunup bulunamayacağı, erişilip erişilemeyeceği ve yorumlanıp yorumlanamayacağıdır.

Tarihsel araştırma genellikle farklı amaçlarla ve farklı zamanlarda oluşturulmuş kayıtlar arasında bir referans zincirinin yeniden oluşturulmasına dayanır.

Bir kaynakta bulunan bir tarih, kurum, daire, katalog referansı veya kayıt serisi, her bir bağlantının aidiyetini koruyarak başka bir arşiv kurumu veya koleksiyona daha dar bir arama yolu sağlayabilir.

Zor keşif, kısıtlı erişim veya başarısız bir çevrim içi arama bir erişim sınırlaması oluşturur; tek başına, temeldeki kanıtın var olmadığını veya günümüze ulaşmadığını kanıtlamaz.

Arşivleri Aramadan Önce İsimleri, Tarihleri, Yerleri ve Vaka Tanımlayıcılarını Hazırlayın

Arşiv araması, eski bir vakaya ait bilinen gerçekler erişime başlamadan önce esnek arama tanımlayıcılarına dönüştürüldüğünde daha güvenilir çalışır.

İsimleri, takma adları, tarih aralıklarını, yerleri, tarihî yargı bölgelerini, vaka numaralarını, dava numaralarını, kurumları ve farklı yazım biçimlerini ayrı arşiv arama anahtarları olarak hazırlayın ve her birini doğrulanmış, geçici veya bilinmiyor olarak işaretleyin.

Aşağıdaki açıklamalı araştırma notu, bu bilinen gerçeklerin belirsiz ayrıntılar varsayılan gerçeklere dönüştürülmeden aramaya hazır halde nasıl tutulabileceğini göstermektedir.

Doğrulanmış tanımlayıcılar kaydedildiği gibi aranabilirken, geçici tanımlayıcılar belirsizliklerini ve makul alternatiflerini korumalıdır.

Yaklaşık bir tarih bir tarih aralığı olarak kalmalı, bir takma ad birincil isme bağlı kalmalı ve her ikisi de desteklendiğinde tarihî bir yer adı modern eşdeğeriyle birlikte saklanmalıdır.

Farklı yazım biçimleri, isimlerin farklı şekilde kaydedildiği, kopyalandığı, transkribe edildiği veya dizinlendiği durumlarda erişimi genişletebilir; tek bir yazım biçimi desteklenmeyen bir kısıtlama haline gelmemelidir.

Kontrol listesi, her tanımlayıcıyı doğrulama durumuna ve destekleyebileceği arşiv araması türüne göre düzenler.

• İsimler — doğrulanmış veya geçici: her ad, soyad, baş harf veya isim sırasının desteklenen biçimini kaydedin; katalog, gazete, mahkeme ve kurumsal aramalar için kullanın.
• Takma adlar — doğrulanmış veya atfedilmiş: her takma adı ayrı ayrı kaydedin ve onu kişiye bağlayan kaynağı not edin; kanıtlar eşdeğer olarak ele alınmasını desteklemediği sürece birincil adı ve takma adı ayrı tanımlayıcılar olarak arayın.
• Farklı yazım biçimleri — geçici: desteklenen biçimi korurken makul yazım, boşluk, kısaltma veya kopya varyantlarını listeleyin; ilgili sonuç döndürmeyen aramaları genişletmek için kullanın.
• Tarih aralıkları — doğrulanmış veya yaklaşık: kesin tarihleri yaklaşık tarihlerden ayırın ve zamanlamanın belirsiz kaldığı durumlarda bir arama penceresi koruyun; gazeteler, kataloglar, dosya kayıtları ve tarihli kurumsal materyal genelinde kullanın.
• Yerler — doğrulanmış veya geçici: kaynakta kullanılan yer adını ve desteklenen tarihî yer adı varyantını kaydedin; coğrafi olarak dizinlenmiş kayıtları ararken her ilgili biçimi kullanın.
• Tarihî yargı bölgeleri — doğrulanmış veya doğrulanacak: günümüz sınırlarını veya kurumlarını varsaymak yerine ilgili zamanda geçerli olan mahkeme, belediye, ilçe, eyalet, koloni, bölge veya diğer otoriteyi belirleyin.
• Vaka numaraları ve dava numaraları — yalnızca belgelendiğinde doğrulanmış: desteklenen ön ekler, son ekler, noktalama işaretleri veya yıl bileşenleri dahil olmak üzere tanımlayıcıyı aynen kopyalayın; mahkeme, kurum, katalog veya arşiv kurumu aramalarını daraltmak için kullanın.
• Kurumlar ve referans numaraları — doğrulanmış veya geçici: ilgili mahkeme, polis teşkilatı, hapishane, hastane, arşiv, gazete veya diğer kurumu desteklenen referans numarasıyla birlikte kaydedin; bu tanımlayıcılar geniş bir vaka aramasını belirli bir kayıt serisine veya katalog girişine bağlayabilir.

Aramadan önce, hazırlanan tanımlayıcıları geldikleri kaynaklarla karşılaştırın ve belirsiz değerleri geçici olarak işaretli tutun.

Bu, yaklaşık bir tarihin, farklı yazım biçiminin veya modern bir yer adının desteklenmeyen bir kısıtlama haline gelmesini önlerken birden fazla tarihsel olarak makul arama yolunu korur.

Tarihî Kaynakları İzlenebilir Bir Sırada Arayın

Tarihî kaynak araması, her kaynak keşfi daha dar, izlenebilir bir takip araması için başlangıç noktası haline geldiğinde en güvenilirdir.

Yararlı bir kaynak zinciri, keşfedilen bir kayıttan çıkarılan bir tanımlayıcıya, ardından tanımlayıcının desteklediği bir sonraki arşiv kurumu, katalog girişi, kayıt serisi veya alıntılanan kaynağa doğru ilerler.

Her geçiş, başka bir araştırmacının kanıtın nasıl bulunduğunu ve sonraki aramanın neden ondan kaynaklandığını yeniden izleyebilmesi için kaydedilmelidir.

Tarihler, kurum adları, referans kodları, kayıt referansları ve kaynak aidiyeti, incelenecek makul yer veya kayıt sayısını azalttığı için sonraki aramaları daha kesin hale getirir.

Her tanımlayıcıyı, onu sağlayan kaynakla, ilgili arşiv kurumu veya koleksiyonla ve o kaynağa dönmek için yeterli alıntı ayrıntısıyla birlikte bir araştırma notuna kaydedin.

Aşağıdaki sıra, her keşfin bir sonraki arama başlamadan önce kontrol edilmiş bir çıktı ürettiği yeniden izlenebilir bir kaynak zinciri oluşturur.

1. İzlenebilir bir kaynak keşfiyle başlayın. Daha fazla ipucu çıkarmadan önce kaynak başlığını veya tanımını, arşiv kurumu veya koleksiyonu, tarihi ve mevcut referans kodunu kaydedin. Araştırma notunun aynı kaynağı tekrar bulmak için yeterli aidiyet içerdiğini kontrol edin.
2. En güçlü kullanılabilir tanımlayıcıyı çıkarın. Daha dar bir takip aramasını destekleyebilecek bir tarih, kurum, kişi veya yer adı, katalog referansı, kayıt serisi, dava numarası veya alıntılanan belgeyi belirleyin. Tanımlayıcının kaynakta gerçekten göründüğünü doğrulayın ve belirsiz ifadeleri veya tarihleri geçici olarak işaretleyin.
3. Tanımlayıcıyı bir sonraki aramayı daraltmak için kullanın. Orijinal geniş sorguyu tekrarlamak yerine ilgili katalog, arşiv kurumu, kayıt serisi, kurumsal koleksiyon veya alıntılanan kaynağı arayın. İki kaynak arasındaki bağlantının açık kalması için arama hedefini ve kullanılan tanımlayıcıyı kaydedin.
4. Yeni bulunan kaydı kaynak zincirine karşı kontrol edin. Tarihini, kurumunu, referans kodunu, oluşturucusunu veya diğer bağlamsal ayrıntılarını, aynı arşiv izinin parçası olarak ele almadan önce makul bir şekilde önceki kaynağa bağladığını doğrulayın. Hem destekleyen bağlantıyı hem de çözülmemiş herhangi bir tutarsızlığı kaydedin.
5. Zinciri bir sonraki doğrulanmış referansla tekrarlayın. Başka bir takip aramasını meşru bir şekilde daraltabilecek herhangi bir yeni tanımlayıcıyı çıkarın, ardından devam etmeden önce aidiyetini kaydedin. Araştırma notu, arşiv izinin yeniden izlenebilmesi için kaynak keşfi, çıkarılan tanımlayıcı, takip araması, doğrulama ve kaydedilen aidiyet sırasını korumalıdır.

Gazete Haberlerini Tarih ve Yere Göre Arayın

Dönemin gazete haberleri, eski bir vakayla bağlantılı isimleri, tarihleri, yerleri, kurumları ve olay tanımlarını bulmak için zaman ve yer temelli bir keşif kaynağı olarak en yararlıdır.

Bilinen veya yaklaşık bir yayın tarihi ve yerinden başlayarak arama yapın, ilk sorgu ilgili haberi getirmediğinde bu terimleri çeşitlendirin.

Aşağıdaki açıklamalı örnek, bir yayın tarihi, yer referansı ve ifade varyantının bulma ipuçları olarak nasıl işlev görebileceğini göstermektedir.

Olay tarihi ile yayın tarihi farklılık gösterebileceğinde bir tarih aralığı kullanın; yetki alanı veya adlandırma değişmişse tarihî yer adlarının yanı sıra desteklenen modern karşılıklarını da arayın.

Her isim varyantını ayrı ayrı test edin; çünkü yazım, baş harfler, kısaltmalar ve tarihî terminoloji dizinlemeyi etkileyebilir.

Bir optik karakter tanıma (OCR) hatası, aksi halde ilgili bir sayfanın tam arama terimi için görünmesini engelleyebilir; bu nedenle alternatif yazımlar veya daha kısa ayırt edici terimler, kesin bir sorgunun kaçırdığı materyali kurtarabilir.

Gazete haberleri, belirli bir zaman ve yerde neyin rapor edildiğini bulmaya yardımcı olabilir ancak bildirilen her iddianın doğru olduğunu bağımsız olarak kanıtlamaz.

• Yayın tarihi ve tarih aralığı: mümkün olduğunda bilinen yayın tarihinden başlayın; zamanlama yaklaşık ise tarih aralığını olay etrafında genişletin ve hangi tarihlerin fiilen taranmış olduğunu not edin.
• Yer adı: döneme ait materyalde adı geçen yeri arayın, ardından tarihî ifade farklı olduğunda desteklenen yer adı varyantlarını, eski idari adları veya ilgili yetki alanı terimlerini test edin.
• İsim varyantı: tek bir kesin biçime güvenmek yerine tam isimler, baş harfler, soyadları, takma adlar veya yazım varyantları gibi desteklenen alternatifleri deneyin.
• OCR hatası: beklenen bir sonuç yoksa daha kısa terimler, alternatif yazımlar veya yakındaki tanımlayıcı kelimeleri test edin; çünkü kusurlu OCR, gazete sayfası mevcut olsa bile tam metin erişimini engelleyebilir.
• Tarihî terminoloji: kurumlar, meslekler, yerler veya olaylar için döneme ait ifadeler, güncel terminolojiden farklı olduğunda bunları kullanın; her varyantı araştırma notunda belgeleyin.

Arşiv Katalogları ve Bulma Araçlarını Kullanarak İlgili Kayıtları Bulun

Arşiv katalogları ve bulma araçları, ilgili arşiv kayıtlarının bir koleksiyon, seri, dosya veya talep edilebilir başka bir birim içinde nerede bulunabileceğini belirlemeye yardımcı olur.

Bir katalog veya bulma aracı, arşiv kayıtlarıyla ilişkili oluşturucuyu, tarih aralığını, kapsamı, düzeni, tanımlayıcıları ve erişim koşullarını tanımlayarak genel bir tarihsel sorunun olası bir kayıt konumuna doğru daraltılmasını sağlar.

Bir katalog tanımı, bir koleksiyonun veya kayıt biriminin varlığını ve kapsamını özetleyebilir; tek bir dosyanın ne içerdiğini tek başına kanıtlamaz.

Katalog üstverileri, isimleri, kurumları, tarihleri, konuları veya işlevleri bir koleksiyona bağlayabilir ve arşiv kurumunun bu düzeyde tanımlama sağladığı durumlarda bir seriye, kutuya, klasöre, dosyaya veya referans koduna bağlayabilir.

Yararlı erişim yolu, üstveri özniteliğinden olası kayıt konumuna ve ardından bir sonraki talep veya katalog aramasına doğrudur.

Arşiv kurumlarının düzenleme yapıları ve terminolojileri farklılık gösterir, bu nedenle evrensel bir arşiv düzeni varsaymak yerine ilgili arşiv kurumu tarafından sağlanan hiyerarşiyi ve alan adlarını kullanın.

Aşağıdaki yinelenen alanlar, katalog üstverilerinin erişime nasıl yön verebileceğini göstermektedir.

• Oluşturucu veya kurum: kayıtların oluşturulması veya biriktirilmesiyle ilişkili kişiyi, kuruluşu, ofisi veya birimi belirler; bu oluşturucu etrafında düzenlenmiş koleksiyonları veya serileri bulmak için kullanın.
• Tarih aralığı: bir koleksiyon, seri veya tanımlanmış birimin kapsadığı dönemi belirtir; birimin zamansal olarak ilgili olup olmadığını belirlemek için vaka dönemiyle karşılaştırın.
• Koleksiyon veya seri başlığı: daha geniş arşiv grubunu belirler; genel bir katalog sonucundan arşiv kurumunun kayıt yapısındaki ilgili bölüme doğru ilerlemek için kullanın.
• Kapsam notu: tanımlanan materyalde temsil edilen konuları, işlevleri, faaliyetleri veya kayıt türlerini özetler; koleksiyon veya serinin daha yakından erişilmeyi hak edip etmediğini değerlendirmek için kullanın.
• Tanımlayıcı: arşiv kurumu bir katalog, giriş, koleksiyon, kutu, klasör veya benzeri bir tanımlayıcı atadığında, tanımlanmış bir arşiv birimini diğerinden ayırır; takip aramaları veya talepler için aynen kaydedin.
• Referans kodu: bir koleksiyonu, seriyi, dosyayı veya başka bir birimi bulmak veya talep etmek için arşiv kurumuna özgü bir kod sağlar; bileşenleri arşiv kurumunun düzenlemesindeki düzeylere karşılık gelebileceğinden kodu eksiksiz saklayın.
• Erişim koşulları: materyalin açık, kısıtlı, izin gerektiren, yalnızca önceden talep üzerine veya arşiv kurumuna özgü başka bir koşula tabi olup olmadığını belirtir; bir katalog sonucunu hemen erişilebilir olarak ele almadan önce kontrol edin.

Erişim koşulları ve tanımlama derinliği arşiv kurumuna göre değişir ve bazı kataloglar tek tek dosyalar yerine yalnızca bir koleksiyon veya seriyi tanımlar.

Katalog kaydını, arşiv kurumunun neyi tuttuğunu söylediğine ve materyalin nasıl düzenlendiğine veya erişildiğine dair bir rehber olarak ele alın, ardından içeriği hakkında iddialarda bulunmadan önce temeldeki kaydı inceleyin.

Tarihleri ve Kayıt Referanslarını Kullanarak Sonraki Aramaları Daraltın

Doğrulanmış her tarih veya kayıt referansı, yalnızca tarih türü ve kaynak bağlamı anlaşıldıktan sonra bir sonraki arşiv aramasını daraltmalıdır.

Önce tarihli referansı sınıflandırın, ardından ilgili kurumu, kayıt serisini, katalog girişini veya alıntılanan kaynağı hedeflemek için kullanın.

Tarih tartışmalı, yaklaşık veya geriye dönükse, bu belirsizliği kesin bir kronoloji olarak ele almak yerine takip aramasına bağlı tutun.

Bir olay tarihi, temeldeki olayın ne zaman gerçekleştiğini tanımlarken, bir yayın tarihi bir gazete veya diğer yayınlanmış kaynağın onu ne zaman bildirdiğini tanımlar.

Bir dosyalama tarihi veya duruşma tarihi usule ilişkin bir kaydı işaret ederken, bir kayıt oluşturma tarihi bir belgenin kendisinin ne zaman üretildiğini belirler; bir arşiv referans tarihi bunun yerine giriş, tanımlama veya arşiv kurumuna özgü başka bir bağlamı tanımlayabilir.

Bu tarih türleri aynı vakayla ilgili olsalar bile farklı arama hedeflerine yol açabilir.

Bir dava numarası veya arşiv referansı erişimi daha da daraltabilir, ancak eşleşmeye güvenmeden önce düzenleyen kurum ve kayıt bağlamına karşı kontrol edilmelidir.

1. Tarihli tanımlayıcıyı sınıflandırın. Bunun bir olay tarihi, yayın tarihi, dosyalama tarihi, duruşma tarihi, kayıt oluşturma tarihi veya arşiv referans tarihi olup olmadığını belirleyin, ardından bu tarihle ilişkili kurumu veya kaynak türünü hedefleyin. Tarihi sağlayan kaynağı kontrol edin ve aramayı daraltmadan önce belirsizliği koruyun.
2. Kayıt referansını düzenlendiği bağlama kadar takip edin. İlgili mahkemeyi, kurumu, arşiv kurumunu, katalog girişini veya kayıt serisini hedeflemek için bir dava numarası, referans kodu veya başka bir arşiv referansı kullanın. Tanımlayıcının beklenen kuruma ve döneme ait olduğunu sonuca güvenmeden önce doğrulayın.
3. Takip aramasını doğrulanmış bağlam etrafında daraltın. İlgisiz sonuçları azaltmak için desteklenen tarih türünü veya kayıt referansını ilgili kurum, koleksiyon, seri veya alıntılanan kaynakla birleştirin. Alınan tanım veya kaydın, yalnızca benzer bir tarih veya numaraya güvenmek yerine tanımlayıcıyla eşleştiğini kontrol edin.
4. Çelişkili veya geriye dönük tarihleri yeniden değerlendirin. Kaynaklar farklı tarihler verdiğinde, otomatik olarak birini seçmek yerine her tarihli referansı kaynağına ve arama etkisine bağlı tutun. Başka bir aramayı daraltmak için kullanmadan önce her tarihin olayı, belgeyi, işlemi, yayını veya arşiv tanımını tanımlayıp tanımlamadığını doğrulayın.

Eksik, Dijitalleştirilmemiş ve Parçalanmış Kayıtlarla Çalışma

Sonuç vermeyen bir arama, tarihsel kaydın durumunu tek başına belirlemez; yalnızca mevcut arama yolunun kaydı getirmediğini gösterir.

Anlık sorun, arama hatası, eksik dizin oluşturma, dijitalleştirilmemiş bir kayıt, erişim kısıtlaması, parçalanmış muhafaza veya olası kayıt kaybı olabilir.

Bir sonraki işlemi seçmeden önce keşif sorunlarını kayıt durumu sorunlarından ayırın.

Bir katalog, çevrim içi olarak tamamen dizinlenmemiş kayıtları ortaya çıkarabilirken, bir arşiv kurumu dijitalleştirilmemiş veya erişim koşullarına tabi fiziksel materyal barındırabilir.

Kayıtlar ayrıca parçalanmış muhafaza yoluyla kurumlar veya koleksiyonlar arasında bölünmüş olabilir ve koruma belgeleri bazen kayıp veya imhayı kanıtlayabilir.

Aşağıdaki tablo, gözlemlenebilir her durumu olası nedeninden, gerekli kontrolden ve sonraki araştırma adımından ayırır.

Arşiv aramasında sonuç alınamadığında olası nedenler ve sonraki kontroller

Belirti	Olası neden	Kontrol	Sonraki araştırma adımı
Bilinen bir isim, tarih veya referans için ilgili sonuç görünmüyor.	Arama hatası, yazım farklılığı, eksik dizin oluşturma veya yetersiz katalog üstverisi.	Sorgu terimlerini, isim ve yer varyantlarını, tarih aralığını, katalog alanlarını ve ilgili koleksiyon veya seri tanımlarını gözden geçirin.	Aramayı genişletin veya yeniden formüle edin, ardından başka bir katalog veya arama yolunu test etmek için ilgili kayıtlardan desteklenen tanımlayıcıları kullanın.
Bir katalog girişi ilgili materyali tanımlıyor ancak dijital görüntü veya tam metin mevcut değil.	Kayıt dijitalleştirilmemiş, kısmen dijitalleştirilmiş veya başka bir erişim yoluyla mevcut olabilir.	Katalog tanımını, dijitalleştirme durumunu, arşiv kurumunun erişim bilgilerini ve başvurulan fiziksel kaydın veya serinin talep edilip edilemeyeceğini kontrol edin.	Çevrim içi bir kopyanın olmamasını kayıt kaybının kanıtı olarak ele almak yerine arşiv kurumunun belirtilen erişim yolunu izleyin.
Kayıt, kayıt bilgilerinde görünüyor ancak doğrudan erişilemiyor.	Bir erişim kısıtlaması, kapalılık süresi, izin gerekliliği, koruma koşulu veya okuma salonu prosedürü uygulanıyor olabilir.	Arşiv kurumunun erişim koşullarını ve koleksiyona, seriye, dosyaya veya kayıt referansına bağlı kısıtlamaları kontrol edin.	Belirtilen talep veya izin sürecini izleyin ve kısıtlamayı bir yokluk bulgusu değil, erişim sınırlaması olarak kaydedin.
İlgili kayıtlar farklı arşivler, kurumlar veya koleksiyonlarda görünüyor.	Parçalanmış muhafaza, kurumsal devir, değişen idari sorumluluk veya ayrı ayrı tutulan kayıtlar bölünmeyi açıklayabilir.	Arşiv kurumları arasında oluşturucu veya kurum bilgilerini, kayıt serilerini, referans kodlarını, devir notlarını ve ilgili katalog tanımlarını karşılaştırın.	Desteklenen her muhafaza ipucunu ayrı ayrı izleyin ve tek bir arşiv kurumunun tam kayıt setini içerdiğini varsaymak yerine bulunan her parçanın hangi kurumda olduğunu belgeleyin.
Birkaç arama yolu kontrol edildikten sonra katalog sonucu veya erişilebilir kayıt bulunamıyor.	Materyal kataloglanmamış, yetersiz tanımlanmış, başka bir yerde tutuluyor, kısıtlı, koruma boşluklarından etkilenmiş veya olası kayıt kaybına tabi olabilir.	İlgili serileri, kurumsal tarihçeleri, bulma araçlarını, kayıt kapsamı açıklamalarını, koruma notlarını, devir belgelerini veya imha ya da kayba dair açık belgeleri arayın.	Belgesel kanıt daha güçlü bir sonucu desteklemedikçe kayıt durumunu çözülmemiş olarak bırakın; desteklendiğinde dolaylı referansları veya alternatif arşiv kurumlarını araştırın.

Mevcut kanıtlar eksik dizin oluşturma, dijitalleştirme eksikliği, erişim kısıtlaması, parçalanmış muhafaza, koruma başarısızlığı ve kayıt kaybını ayırt edemiyorsa durumu çözülmemiş olarak bırakın.

İmha veya kayıp hakkında daha güçlü bir sonuç, bunu özel olarak destekleyen belgeler gerektirir.

O zamana kadar, neyin tarandığını, neyin kontrol edildiğini ve hangi belirsizliğin kaldığını kaydedin.

Arama Boşluklarını Koruma ve Dijitalleştirme Boşluklarından Ayırın

Arama boşluğu, mevcut sorgunun, dizinin veya katalog aramasının bir kaydı bulamadığı anlamına gelir; dijitalleştirme boşluğu, ilgili materyalin erişilebilir bir dijital görüntü olmaksızın kayıtlarda mevcut olabileceği anlamına gelir; koruma boşluğu, kaydın günümüze ulaşıp ulaşmadığı veya belgelenmiş kaybın geriye kalanı etkileyip etkilemediğiyle ilgilidir.

Bunlar farklı durumlardır, bu nedenle başarısız bir çevrim içi arama, belgelenmiş kaybın kanıtı olarak ele alınmamalıdır.

Boşluğun türünü değerlendirirken katalog girişlerini, kayıt bilgilerini, dijitalleştirme durumunu ve erişim kanıtlarını birlikte kullanın.

Bir kayıt aynı anda hem yetersiz dizinlenmiş hem de dijitalleştirilmemiş olabilir; kısıtlı erişim ise mevcut fiziksel bir kaydın incelenmesini zorlaştırabilir.

Koruma boşluğu, bir arama sonucundan yokluktan ziyade kayıp veya imhaya dair arşiv kurumu belgeleri gibi günümüze ulaşma hakkında daha güçlü kanıt gerektirir.

Tablo, gözlemlenebilir durumları olası bir boşluk türü, sonraki kontrol ve nitelikli bir yorumla karşılaştırmaktadır.

Arama, dijitalleştirme, erişim ve koruma boşluklarını ayırma

Gözlemlenen durum	Olası boşluk türü	Sonraki kontrol	Yorum
Bir katalog girişi mevcut ancak dijital görüntü veya çevrim içi kopya bulunmuyor.	Dijitalleştirme boşluğu veya erişim sınırlaması.	Arşiv kurumunun kayıt tanımını, dijitalleştirme durumunu, erişim koşullarını ve fiziksel kaydın talep edilip edilemeyeceğini kontrol edin.	Bu, dijitalleştirilmemiş veya mevcut çevrim içi erişim yoluyla mevcut olmayan, günümüze ulaşmış bir kayıtla tutarlıdır; tek başına bir koruma boşluğuna işaret etmez.
İlgili koleksiyonlar veya kayıt serileri belgelenmiş olmasına rağmen katalog sonucu görünmüyor.	Arama boşluğu, eksik dizin oluşturma veya olası bir tanım boşluğu.	Daha geniş koleksiyon veya seri terimlerini, oluşturucu veya kurum adlarını, tarih aralıklarını, referans kodlarını ve ilgili bulma araçlarını arayın.	Doğrudan bir katalog sonucunun olmaması, temeldeki kayıt hakkında sonuç çıkarmadan önce keşif ve dizin oluşturma yollarının kontrol edilmesi gerektiğini gösterir.
Bir katalog veya kayıt kaydı materyali tanımlıyor ancak erişim kısıtlı veya başka bir prosedür gerekiyor.	Dijitalleştirme veya arama boşluğuyla birlikte bulunabilecek erişim boşluğu.	Erişim koşullarını, kapalılık bilgilerini, talep prosedürlerini ve başka bir arşiv kurumunun veya formatın yasal erişim sağlayıp sağlamadığını kontrol edin.	Gözlemlenen durum bir erişim sınırlamasına işaret eder; kaydın kaybolduğunu veya korunmadığını kanıtlamaz.
Arşiv kurumu belgeleri, ilgili materyalin kaybını, imhasını veya günümüze ulaşmadığını özel olarak kaydediyor.	Koruma boşluğu.	Belgelenen kaybın doğru koleksiyon, seri, dosya, tarih aralığı veya kayıt referansı için geçerli olduğunu doğrulayın.	Belgelenmiş kayıp, tanımlanan materyal için bir koruma boşluğu yorumunu destekleyebilir, ancak sonuç bu belgelerin kapsamıyla sınırlı kalmalıdır.
İlgili bir serideki bazı kayıtlar dijitalleştirilmiş veya kataloglanmışken hedeflenen öğe bulunamıyor.	Arama boşluğu, dijitalleştirme boşluğu, koruma boşluğu veya çözülmemiş bir kombinasyon.	Aranan belirli birim için katalog yapısını, kayıt kapsamını, dijitalleştirme kapsamını, erişim bilgilerini ve varsa koruma notlarını karşılaştırın.	Karma kanıt, kaydın durumunu tek başına ayırt etmez; bir boşluk türü atamadan önce arşiv kurumuna özgü daha fazla kanıt gerekir.

Katalog, kayıt, erişim ve koruma kanıtları eksik kaldığında, yalnızca yokluktan kesinlik atamak yerine sonucu bir veya daha fazla olası boşluk türüyle tutarlı olarak tanımlayın.

İlgili Kayıtlar Dijitalleştirilmemişken Çevrim İçi Aramanın Ötesine Geçme

Katalog kayıtları veya ilgili arşiv tanımları, ilgili materyalin mevcut olduğunu ya da mevcut olma ihtimali bulunduğunu ancak kayıtların dijital olarak erişilebilir olmadığını gösterdiğinde genel çevrim içi aramanın ötesine geçin.

Bu noktada yararlı yöntem, açık web üzerinde tekrar tekrar arama yapmak yerine kurumun kataloğu, referans hizmeti veya izin verilen erişim süreci aracılığıyla doğrudan arşiv kurumunun katalog ve erişim kanalları üzerinden arama yapmaktır.

Doğrulanmış katalog kayıtları, dijitalleştirilmemiş kayıtlar içerse bile bir koleksiyonu veya kayıt serisini tanımlayabilir; arşiv kurumunun erişim koşulları ise neyin talep edilebileceğini, görüntülenebileceğini veya çoğaltılabileceğini belirler.

Bu nedenle bir katalog tanımı, temeldeki materyalin çevrim içi bir kopyasını sağlamadan arşiv izinin devam ettiğine dair kanıt sunabilir.

Referans hizmetinin mevcudiyeti, çoğaltma seçenekleri ve görüntüleme erişimi, kaydın katalogda temsil edilip edilmediğinden ayrı sorulardır.

Aşağıdaki ölçütler, bir kaydın mevcut olabileceğine dair sinyalleri, daha sonra kontrol edilmesi gereken erişim yolu ve sınırlamalardan ayırır.

• Doğrulanmış katalog kayıtları: arşiv kurumu kataloğu ilgili koleksiyonu, seriyi, dosyayı veya başka bir arşiv birimini tanımlıyor ancak dijital kayıt sağlamıyorsa, sağlanan referans bilgilerini kullanarak arşiv kurumunun talep veya erişim yolunu belirleyin.
• Dijitalleştirilmemiş kayıt serileri: bir katalog veya bulma aracı ilgili bir serinin mevcut olduğunu ancak dijital görüntülerin bulunmadığını belirtiyorsa, çevrim içi aramadaki yokluğu bir dijitalleştirme durumu olarak ele alın ve arşiv kurumunun fiziksel kayıtlara nasıl erişim sağladığını kontrol edin.
• Referans hizmeti: katalog, belirli bir dosyayı tanımlayacak kadar derinlikte materyali tanımlamıyorsa, arşiv kurumunun kayıtları, erişim prosedürlerini veya geçerli kısıtlamaları açıklığa kavuşturabilecek bir referans hizmeti veya personel desteği sunup sunmadığını kontrol edin.
• Çoğaltma: arşiv kurumu, ilgili materyalin kopyalarına izin veriyorsa, belirtilen çoğaltma sürecini ve kayda bağlı koşulları izleyin; katalog keşfi tek başına kopyalamanın mevcut, anında veya kısıtlamasız olduğunu kanıtlamaz.
• Görüntüleme erişimi: fiziksel veya gözetimli danışma sunulduğunda, erişim planlamadan önce konum, randevu, kimlik, kullanım, kapalılık veya diğer arşiv kurumu gereksinimlerini kontrol edin; fiziksel bir kaydın varlığı, talep üzerine görüntülenebileceğini garanti etmez.
• Erişim koşulları: gizlilik, yasal, koruma, bağışçı, kurumsal veya diğer kısıtlamalar geçerli olduğunda izin verilen erişim yolunu izleyin ve sınırlamayı kaydedin. Çevrim içi aramanın ötesine geçmek, kısıtlamaları atlamak değil, yetkili arşiv kurumu prosedürleri aracılığıyla arşiv izini takip etmek anlamına gelir.

Çözülmemiş Boşlukları Daraltmak İçin Dolaylı Arşiv Referanslarını Kullanma

Dolaylı bir arşiv referansı, istenen kayıt doğrudan bulunamadığında bir arama ipucu olarak yararlıdır ancak eksik kaydın yerini tutmaz.

Bir alıntı, ikincil bir atıf veya sonraki referans, başka bir arşiv kurumuna, kayıt serisine veya kuruma işaret edebilir; bu, yalnızca referansın gözlemlendiğini kanıtlar, mevcut olmayan kaynağın fiilen ne içerdiğini değil.

Takip aramasına başlamadan önce her dolaylı referanstan aranabilir öznitelikler çıkarın.

Bir dava numarası, ilgili mahkeme veya usul kayıtlarının aranmasını önerebilir; bir kurum adı, sorumlu kurumu daraltabilir; bir adres veya tarih, yer ve zamanı sınırlayabilir; bir koleksiyon referansı ise belirli bir arşiv grubuna veya arşiv kurumuna işaret edebilir.

Gazete referansları ve sonraki kayıtlar ayrıca referans izini daraltan bir alıntı veya referans kodu içerebilir.

Her özniteliği, eksik kayıttaki belgelenmemiş gerçeklerin kanıtı olarak değil, bir sonraki kaynağa karşı doğrulanacak bir ipucu olarak ele alın.

Arşiv Bulgularını Yorumlarken Tarihleri, Aidiyeti ve Tarihsel Bağlamı Koruyun

Arşiv bulguları, yorumlanmadan önce tarihlerine, aidiyetine, oluşturucusuna ve tarihsel bağlamına bağlı kalmalıdır.

Materyalin nereden geldiğini, ne zaman oluşturulduğunu veya yayınlandığını, kimin oluşturduğunu veya yayınladığını ve kaynağın tekrar bulunmasını sağlayan kayıt tanımlayıcısını kaydedin.

Bu öznitelikleri korumak, daha sonraki bir notun bir iddiayı kaydın üretildiği koşullardan ayırmasını engeller ve kronoloji çalışmalarında olay tarihinin, olayı tanımlayan belgelerin oluşturma veya yayın tarihlerinden ayrı tutulmasını sağlar.

Bu ayrımları korumak için araştırma notunda kaynak, tanımlayıcı, oluşturma/yayın tarihi, oluşturucu ve alıntı bağlamını birlikte saklayın.

Araştırma notunda saklanacak alanlar

• Arşiv kurumu ve kaynak türü: materyali tutan veya yayınlayan arşiv kurumunu, kütüphaneyi, gazeteyi, mahkemeyi, kamu kurumunu veya diğer kaynağı kaydedin; çünkü aidiyet, bulgunun nereden geldiğini ve nasıl tekrar izlenebileceğini bilmeye bağlıdır.
• Koleksiyon ve kayıt tanımlayıcısı: koleksiyon başlığını, seriyi, dosya numarasını, katalog referansını, dava numarasını veya diğer kayıt tanımlayıcısını koruyun; çünkü bu ayrıntılar bulguyu izole bir nota değil, arşiv konumuna bağlar.
• Oluşturma tarihi: bu bilgi mevcut olduğunda belgenin veya kaydın ne zaman oluşturulduğunu kaydedin; çünkü bir oluşturma tarihi, kaydın üretimini olay tarihinden veya daha sonraki yayından ayırt etmeye yardımcı olur.
• Yayın tarihi: gazeteler, raporlar, kitaplar ve diğer yayınlanmış materyaller için yayın tarihini kaydedin; çünkü yayının zamanlaması, kaynağın döneme ait, gecikmeli veya geriye dönük olup olmadığını etkiler.
• Oluşturucu veya düzenleyen kurum: kişiyi, ofisi, kurumu, mahkemeyi, gazeteyi, kuruluşu veya diğer oluşturucuyu belirleyin; çünkü yazarlık ve kurumsal amaç, kaydın dilini, kapsamını ve hedef kitlesini etkileyebilir.
• Orijinal ifade ve alıntı bağlamı: ilgili ifadeyi, pasajın neye atıfta bulunduğunu gösterecek yeterli çevreleyen bağlamla birlikte koruyun; özellikle tarihî terminolojinin, nitelemelerin veya atfedilen iddiaların anlamı etkilediği durumlarda.
• Döneme ait veya geriye dönük durumu: bilgilerin olaya yakın bir zamanda mı kaydedildiğini yoksa daha sonra mı yorumlandığını not edin; çünkü bu ayrım, kaynağın kendi başına doğruluğu belirlemeden kronolojiye, bağlama ve kanıt değerlendirmesine nasıl katkıda bulunduğunu değiştirir.